Zeit und Kosten sparen

Tagungsverantwortliche kennen die Herausforderung: Die nächste Jahrestagung, die nächste Marketingkonferenz kommt bestimmt. Schon weit im Voraus will diese zuverlässig gebucht und organisiert sein. Der Recherche- und Organisationsaufwand einer solchen Veranstaltung ist auf konventionellem Wege meist außerordentlich hoch.

Bisher prägte die manuelle Recherche, verbunden mit zeitaufwändigem Suchen und zahllosen Anrufen bei den relevanten Tagungshotels das Bild. Heute bieten sich moderne Online-Tagungstools, wie das von hotel.de, als Problemlöser an.

„Tagungen online buchen, das funktioniert doch gar nicht!" Stimmt, in der Tat lassen sich die komplexen Anforderungen über die reine Onlinebuchung relativ schwer abbilden. Zu speziell und detailliert sind hierfür in der Regel die Tagungswünsche der Unternehmen. hotel.de setzt mit seinem Tagungstool deshalb vielmehr auf die Online-Anfrage.

Insbesondere die Zeitersparnis spricht für das hotel.de-Tagungstool. Bringt der Tagungsorganisator auf herkömmlichem Weg oft mehrere Stunden damit zu, eine Veranstaltung und die notwendigen Übernachtungen anzufragen, erledigt er das über hotel.de binnen weniger Minuten. Der Anfrage- bzw. Buchungsprozess über das Tool funktioniert sehr einfach: gewünschte Hotels auswählen, Anfrage absenden, Angebote der Hotels vergleichen, Entscheidung treffen und schlussendlich online zusagen.

Bei der Hotelauswahl helfen detaillierte Hotelbeschreibungen mit Grundrissen und Bildern des Tagungsraums. Tagungspauschalen umfassen bereits die Raummiete inkl. Standardtechnik sowie die Verpflegung. Die beiden Komponenten Raumausstattung und Verköstigung können aber auch einzeln und sehr individuell gebucht werden. So kann der Kunde sogar auswählen, ob er seinen Tagungsteilnehmern zum Beispiel ein Begrüßungsgetränk oder ein vegetarisches Gericht anbieten möchte. Bei der Ausstattung des Tagungsraums sind neben den üblichen Merkmalen wie etwa „ Projektor" oder „Whiteboard" sogar die Kriterien „Bühne" oder „ Tanzfläche" auswählbar.

Als besonders zeitsparend erweist sich auch die Wiederholbarkeit von Anfragen. Einmal getätigte Tagungsanfragen werden im hotel.de-Tool gespeichert und können bei Bedarf (z.B. bei Veranstaltungsreihen) ganz einfach wiederverwendet werden. kg

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