„Das Gleiche in Grün" ist aber beileibe nicht der erste Leitfaden zum Thema. Schon 2006 haben Umweltbundesamt und Bundesumweltministerium einen „Leitfaden für die umweltgerechte Organisation von Veranstaltungen" veröffentlicht. Weltweit gibt es mindestens ein Dutzend solcher Handlungsempfehlungen. Hört man sich in der Veranstaltungsbranche um, merkt man schnell, dass „ Green Meetings & Events" in den Diskussionen nicht mehr wegzudenken ist, in der Praxis aber erst bei einem Bruchteil von Events Berücksichtigung findet.

Im Frühjahr 2011 gab es auf der Green-Meetings- und -Events-Konferenz in Mainz Blicke in die Praxis, um den Veranstaltungsplanern Mut zu machen. Hier das Beispiel der HypoVereinsbank (HVB)

Green Meetings & Events – warum bei uns? Das war eine der Fragen, die Birgit Härle, Head of Corporate Giving & Events, zu Beginn in den Raum stellte. Die HypoVereinsbank zählt zu den Banken, die sich schon lange bevor Nachhaltigkeit als Trendthema auf die Agenda kam, für verantwortliches und nachhaltiges Wirtschaften in ihrer Branche und darüber hinaus engagiert hat. So war die Ausweitung der Nachhaltigkeitsaktivitäten auf den Eventbereich ein konsequenter und logischer Schritt. Corporate Events sind eines der wichtigsten Kommunikationsmittel für Unternehmen, denn nachhaltige Veranstaltungsorganisation heißt Verantwortung zu übernehmen für die Gesundheit und Sicherheit von Gästen und Mitarbeitern, für Umwelt und Gesellschaft.

Green – ja! Aber wie? Eine besondere Herausforderung bei der Umsetzung ist, dass sich in großen Unternehmen häufig verschiedenste Abteilungen mit der Organisation von Seminaren, Kongressen, Kunden- und Mitarbeiterveranstaltungen befassen. So war die Analyse der verschiedenen Akteure und ihrer Rolle für das Veranstaltungsmanagement der erste Schritt ins nachhaltige Veranstaltungsmanagement. Außerdem wurden Rahmenbedingungen, relevante Handlungsfelder und die bestehende Praxis anhand eines Fallbeispieles näher betrachtet.

Fazit war, dass die Bank durch das vorhandene Umweltmanagementsystem und bestehende Vorgaben (z. B. Reise-/Einkaufsrichtlinien) über eine gute Ausgangsbasis verfügte. Motiviert hat auch die Erkenntnis, dass umweltverträgliches Tagen meist nicht teurer sein muss, wenn man an den richtigen Stellschrauben dreht: beispielsweise die Wahl eines Tagungshotels in Bahnhofsnähe, innerdeutsche Reisen per Bahn statt per Flug, jahreszeitgemäßes, regionales Catering, ressourcenschonender Umgang mit Energie und Wasser. Eine weitere wichtige Voraussetzung war in der HVB bereits erfüllt – das Commitment der Unternehmensleitung, die für das sogenannte „ Projekt Green" ihr „GO" gab.

Mit einem Projektteam aus internen und externen Nachhaltigkeitsexperten wurde ein Konzept erarbeitet. Klar war, dass man den Mitarbeitern der Event-Abteilung ein leicht handhabbares Tool an die Hand geben musste, um die Nachhaltigkeitsaspekte systematisch in die Event-Planung zu integrieren und den gefürchteten Mehraufwand für die Mitarbeiter auf ein Minimum zu reduzieren.

Eine firmeninterne „easy-to-use checklist" hilft nun, jeden einzelnen Event hinsichtlich seiner Nachhaltigkeitsperformance zu evaluieren. In der Pilotphase werden ausgewählte Events nach diesem Verfahren bewertet, um daraus Erfahrungen zu sammeln und Indikatoren und Bewertungskriterien weiterentwickeln zu können. Aus der Excel-basierten Checkliste lässt sich nun für jede Veranstaltung ein Diagramm erstellen, das schnell zeigt, wo man in punkto Nachhaltigkeit steht und das sich auch für die Kommunikation nach außen nutzen lässt.

Ein weiter Schritt war die Entwicklung einer „Sustainable Event Policy", die als Leitlinie für die gesamte Unternehmensgruppe gelten soll. Geplant sind in den nächsten Projektphasen das Erstellen eines Standardprozesses für SAP zur Erfassung und Neutralisierung der CO2-Emissionen, die fortlaufende Erfassung von Kennzahlen (Energie, Wasser, Papier etc.), ein jährlicher Bericht mit Best-Practice-Beispielen und erzielten Verbesserungen sowie die Integration der Ergebnisse in relevante Reportings.

Was bringt es? Hilfreich in der Umsetzung ist die Zusammenarbeit mit Partnern, die im Bereich Green Events bereits Erfahrung haben. Unikatevent zum Beispiel ist ein innovatives Planungsbüro, das sich auf die Koordination von einzelnen Gewerken und die Ausrichtung von Events nach Nachhaltigkeitskriterien spezialisiert hat. Markus Bauer, einer der beiden Geschäftsführer, nennt ein paar Beispiele, wie die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten auch aus Budgetsicht für den Kunden Gewinn bringt: „Die Auswahl eines einheitlichen Logistikunternehmens für Transporte erzielt 30 Prozent weniger Transportvolumen, da mehrere Gewerke geladen werden können. Wählt man für Mobiliar und Ausstattung nur Anbieter, die viele Artikel im eigenen Bestand haben, reduziert sich das Transportaufkommen um ca. 40 Prozent. Eine Speisenauswahl aus der Region und nach Saison bedeutet 100 Prozent mehr Frische, 40 Prozent Einsparung im Warentransport und im Handling der Ware – einfaches Beispiel ist die Verwendung von Spargel nur im Mai/Juni. Alle Aspekte eines Events werden auf Ressourcenschonung und Kosteneffizienz geprüft: Mobiliar stammt schon mal aus alten Gerüstbohlen oder Papier, Herbstlaub wird als saisonale Dekoration eingesetzt. Die gesamte Event-Logistik wird so gebündelt, dass Wege gespart und möglichst umweltfreundlich zurückgelegt werden, also wann immer möglich, durch die Anreise der Mitarbeiter mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Wir sorgen auch dafür, dass die Mitarbeiter und das Servicepersonal auf dem Event fair bezahlt werden, denn nur mit zufriedenen Mitarbeitern kann ein Event nachhaltig Eindruck hinterlassen."

Eventmanagement unter nachhaltigen Aspekten erfordert mehr Kreativität und gleichzeitig Dienstleister, die auch inhaltlich „ um die Ecke denken" können. Ein Beispiel ist der für eine HVB-Geschäftseinheit konzipierte Jahresauftakt 2011. Hier stand die soziale Dimension im Vordergrund: 850 Teilnehmer wurden unter dem Motto „do-it!" aktiv in die Veranstaltungsorganisation einbezogen und damit selbst zum Mitarbeiter und Gestalter ihres Events: Für Bar, Vorspeisen, Geschirr, Dekoration und Musik waren die Teilnehmer selbst zuständig und mussten sich innerhalb von 35 Teams abstimmen, wer welche Aufgabe übernimmt. Beteiligung und Integration als starke soziale Komponente haben bei der „do it" -Veranstaltung ein Miteinander möglich gemacht, bei dem Kommunikation in ganz unmittelbarer, handlungsorientierter Form initiiert wurde. Die Gäste und Macher erlebten den Event in dieser Form als besondere Bereicherung.

Birgit Härle ermutigte in Mainz alle Kollegen, sich des Themas anzunehmen. Ihr Fazit: Der erste Schritt ist der wichtigste. Es kommt nicht darauf an, von Anfang an alles perfekt zu machen, sondern authentisch zu sein. Man sollte mit den „low hanging fruits" beginnen und die Aktivitäten flexibel an die Erfordernisse jedes einzelnen Events anpassen. Wesentlich ist, dass Green Event Practices integraler Bestandteil des Veranstaltungsmanagements werden und kein Sahnehäubchen. Wichtige Faktoren sind: Nachhaltigkeitsziele gleich zu Beginn des Prozesses zu formulieren, Best-Practice-Beispiele schaffen und Erfolge messbar zu machen. Sie sieht die Entwicklung des Green-Event-Managements bei der HVB als dynamischen Prozess und als Strategie der kleinen Schritte, die dann aber konsequent gelebt werden.