Transparente Kennzahlen

Beim Reiseeinkauf haben Travelmanager oft damit zu kämpfen, dass sich Informationen auf immer mehr Quellen verteilen. Für sie wird es zunehmend schwieriger, die Kontrolle über „ihre" Daten zu behalten – vor allem, wenn ihr Unternehmen multinational oder global agiert.

Das kann fatale Folgen haben: Die mangelnde Transparenz kann dazu führen, dass eine etwaige Nichterreichung der vertraglich vereinbarten Mindestvolumina erst viel zu spät erkannt wird. Ein rechtzeitiges Gegensteuern ist dann oft nicht mehr möglich, der Benefit dahin.

HRG bietet hier Beratung an: Durch die Zusammenarbeit soll mehr Transparenz in die Zahlen gebracht und Einsparpotenziale aufgedeckt werden. Der Geschäftsreisedienstleister verspricht seinen Kunden, bis zu fünfmal so viel Geld zu sparen wie sie investieren, wenn sie HRG Consulting beauftragen, ihr Vorgehen und ihre Prozesse im Travelmanagement zu optimieren. „Unsere Tools sorgen für Transparenz in der Reise- und Eventbudgetierung" , erklärt Marion Klar, Leiterin des Bereichs Consulting beim Geschäftsreisedienstleister HRG Germany. „Erst Analysen auf Basis von konsolidierten Daten liefern die Erkenntnisse, die für vernünftige Entscheidungen im strategischen Reiseeinkauf benötigt werden." Für die Praxis empfiehlt sie den Einsatz von verschiedenen Anwendungen.

Im Rahmen des Compliance-Managements wird fortlaufend und automatisch festgestellt, inwiefern das tatsächliche Reiseverhalten mit den Vertragszielen korreliert. Für die detaillierte Abfrage von Flugdaten sorgt ein Air-Management-System. Einkäufer erkennen, welches Volumen sie aktuell bei den Airlines haben und ob eine Änderung des Reiseverhaltens sinnvoll oder notwendig ist. Sollen beispielsweise 20 Prozent der Flüge auf eine alternative Airline gesteuert werden, diagnostiziert das System, ob diese über die nötigen Kapazitäten verfügt und in welcher Frequenz sie bestimmte Destinationen anfliegt. Ein Tracking-System prüft zudem regelmäßig den Status Quo der Zielvereinbarungen. So lässt sich das Szenario vermeiden, dass für das laufende Geschäftsjahr Flüge für 500 000 Euro eingekauft wurden und zwei Monate vor Ablauf offensichtlich wird, dass erst 200 000 Euro Umsatz realisiert sind.

Das Monitoring-System GDS Rate Scrape gibt Aufschluss über die Entwicklung der Hotelzimmerpreise und weist wöchentlich die verfügbaren Raten aus. Die Zahlen lassen sich leicht mit den tatsächlich getätigten Aufwendungen vergleichen. Via Rate Audit kann das Unternehmen zusätzlich feststellen, ob die vereinbarten Firmentarife tatsächlich im GDS gelistet sind. „Denn es nutzt ja nichts, wenn der mühsam und teilweise über Monate verhandelte Preis nicht im GDS auftaucht und nicht zu den neuen und günstigeren Konditionen gebucht werden kann", erläutert Klar. Im Bereich MICE sorgt der Meeting-Management-Analyzer für klare Antworten. Ein Kalkulator berücksichtigt verschiedene Parameter wie Transfers, Übernachtungen und Anzahl der Teilnehmer und erleichtert die Entscheidung, welche Variante gewählt wird.

„In den bis dato durchgeführten Projekten lagen die Kostenreduktionen zwischen 500 000 und zwei Millionen Euro – das entspricht drei bis 15 Prozent des Gesamtreiseetats", bilanziert Klar. kg

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