Grundsätzliches zum Thema Einkaufskennzahlen
Es ist erschütternd, wie in manchen Unternehmen das Einkaufscontrolling – also das Steuern des meist größten Kostenblocks – vernachlässigt wird. Ein angemessenes Controlling schafft Transparenz zum gesamten Einkaufsgeschehen, z. B. zur Preisentwicklung in den Märkten oder bei Lieferanten, über die Leistungsfähigkeit der einzelnen Lieferanten oder insgesamt zum Wertbeitrag des Einkaufs. Das Einkaufscontrolling berichtet aber nicht nur die vergangenen Ergebnisse, sondern identifiziert auch aktiv Konsequenzen für die zielorientierte Entwicklung des Wertbeitrags durch den Einkauf.
In diesem Rahmen spielen Kennzahlen eine zentrale Rolle. Sie konkretisieren die Zielrichtung des Einkaufs, bestimmen die Prioritäten und zeigen mit einem Blick die aktuelle Situation mit allen Stärken und Schwächen auf. Sie helfen damit notwendige Verbesserungsmaßnahmen frühzeitig zu identifizieren, ganz nach der Devise: „You can´t manage what you don´t measure.“
Jedoch ist beim Führen mit Kennzahlen Vorsicht geboten. Sehr leicht werden schwer quantifizierbare Aspekte vernachlässigt, z. B. die fachliche Kompetenz der Mitarbeiter. Kritisch ist außerdem, wenn Kennzahlen steuerungsrelevante Aspekte ausblenden. Beispielsweise einen Lieferanten, dessen Lieferungen im aktuellen Jahr alle pünktlich waren und der deshalb eine Termintreue (= Zahl pünktliche Lieferungen / Zahl Lieferungen) von 100 Prozent aufweist. Seine Pünktlichkeit kann trotzdem katastrophal schlecht sein, wenn überfällige Lieferungen ausstehen. Im Extremfall kann eine solche Kennzahl zur Fehlsteuerung führen, falls der Lieferant verspätete Lieferungen zurückhält, um für dieses Jahr seine Kennzahl nicht zu gefährden.
Diese Gefahren zeigen, dass Kennzahlen nicht von der Stange verwendet werden dürfen, sondern auf die konkrete Situation hin angepasst werden müssen.
Ein Controlling mit Kennzahlen muss in ein systematisches Einkaufscontrolling eingebettet sein. Letztlich liegt das Verständnis eines Regelkreises zugrunde:
- Ziele definieren: Das Einkaufscontrolling muss zielorientiert sein. Die Wahl der Kennzahlen sollte sich strikt an den Zielen des Unternehmens und des Einkaufs orientieren. Wenn beispielsweise die Flexibilität der Lieferantenanbindung ein strategisches Ziel im Unternehmen ist, sollten dazu auch passende Kennzahlen definiert werden. Für jede Kennzahl sind Zielwerte festzulegen.
- Ziele konkretisieren: Die Zielwerte müssen auf die einzelnen zu steuernden Einheiten heruntergebrochen werden. Beispielsweise sollte für die Zielsetzung der Materialkostenveränderung, die Veränderungen in den einzelnen Einkaufsbereichen, in den einzelnen Warengruppen und ggf. bei einzelnen Lieferanten geplant werden. Diese Planung ist Voraussetzung, dass Umsetzungsschwächen rechtzeitig erkannt und lokalisiert werden können.
- Maßnahmen definieren: Für anspruchsvolle Ziele sind Aktionen notwendig. So sollten Maßnahmen definiert werden, mit denen die Zielerreichung sicher gestellt wird.
- Soll-Ist-Vergleich und Konsequenz: In regelmäßigen Abständen, z.B. wöchentlich oder monatlich, werden die Kennzahlen erfasst und mit den Zielwerten verglichen. Aus den Abweichungen sind Korrekturmaßnahmen abzuleiten.
Theoretisch ist der beschriebene Controllingprozess einfach zu verstehen. Die praktische Umsetzung verlangt allerdings viel Managementdisziplin. Daher sollten sich Einkaufsleiter auf die wichtigsten Kennzahlen konzentrieren. Es sollten nur Kennzahlen zu bedeutsamen Zielen des Einkaufs berücksichtigt werden. Ein verbreiteter Fehler besteht darin, Kennzahlen zu berichten, die zwar leicht zu erfassen sind, aber niemanden interessieren.
Ein weiterer Fehler liegt darin, im Einkaufscontrolling einen zu engen Blickwinkel anzulegen. Vielmehr sollten alle Ziele an der Schnittstelle zu den Lieferanten abgebildet sein. Es darf beispielsweise nicht sein, dass der Einkauf Materialpreise senkt – ohne Rücksicht auf die Konsequenzen für die Lieferantenqualität oder die Logistik-Performance.
Insofern werden in dieser Artikelserie ein abteilungsübergreifender Ansatz verfolgt und Kennzahlen aus allen relevanten Aufgabenfeldern der Lieferantenschnittstelle berücksichtigt.
Wir haben hier eine Liste zusammengestellt mit 40 bedeutsamen Kennzahlen zur Steuerung der Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten. Diese sind nach den wesentlichen Steuerungsgrößen, Objekt- und Prozesskosten, Logistik, Qualität, Innovation, Liquidität und Basiskennzahlen sortiert. Die fett gedruckten Kennzahlen werden in den nächsten Monaten präsentiert. Dabei wird stets folgender Vierklang eingehalten:
- Vorstellung der Kennzahl: In der Print-Ausgabe werden jeweils eine Kennzahl mit Zielsetzung und mathematischer Definition präsentiert.
- Vertiefung der Kennzahl: In der Online-Ausgabe folgen Tipps zur Umsetzung und Hinweise auf Sonderfälle.
- Übungsaufgabe zur Kennzahl: Eine Übungsaufgabe hilft die Kennzahl vollständig zu verstehen und gilt gleichermaßen als Selbsttest. Darüber hinaus wird in der ersten Runde unter den richtigen Einsendern jeweils ein attraktiver Preis verlost.
- Lösung zur Übungsaufgabe: Die Lösung zur Übungsaufgabe sowie die Bekanntgabe des Gewinners erfolgt jeweils in einem der Folgehefte der Print-Ausgabe von Beschaffung aktuell.
Wer weiteres Know-how zu diesem Thema erwerben will, für den gibt es jetzt an der Georg-Simon-Ohm-Hochschule Nürnberg eine systematische und praxisorientierte Weiterbildung: Den berufsbegleitenden Zertifikatslehrgang „Einkaufscontrolling“. Dauer: ein Semester mit insgesamt fünf Kurseinheiten (jeweils freitags und samstags) Abschluss „Einkaufscontroller Georg-Simon-Ohm-Hochschule Nürnberg“ Hochkarätige Dozenten aus Wissenschaft und Einkauf
www.einkaufscontroller.de
Wissenschaftlicher Begleiter:
Prof. Dr. Gerhard Heß
Georg-Simon-Ohm Hochschule
und Leiter Institut für Beschaffungsstrategie
www.beschaffungsstrategie.de
Quelle:
Heß, Gerhard: Supply-Strategien in Einkauf und Beschaffung – Systematischer Ansatz und Praxisfälle, Gabler-Verlag, 2. Aufl. 2010, S. 103 ff. und S. 361 ff.
