Der Spezialchemie-Hersteller Clariant, Frankfurt/Main, führt eine cloud-basierte Lösung für ein intelligentes Rechnungswesen ein. Dadurch sollen Fehlerquoten sinken, Freigaben beschleunigt und die Compliance gesteigert werden.

Ein effiziente Kreditorenbuchhaltung. Jedes Unternehmen will sie haben, bisher erreichen aber konnten das nur sehr wenige. Seit 2009 macht sich das Unternehmen eine Technologie zunutze, um den Beschaffungsprozess zu optimieren. Jetzt legt das Unternehmen seinen Fokus darauf, die End-to-End Bestellungen und das Rechnungsmanagement in einen automatisierten, effizienten und zügigen Prozess zu verwandeln.

„Bestellprozesse (Purchase Order: PO) und Rechnungsmanagement sind papierintensive und fehleranfällige Vorgänge", erklärt Peter Beyeler, Global Procurement & Automation Manager bei Clariant. „Als ein Unternehmen, das es sich zur Aufgabe macht, ein Maximum an Effizienz zu erzielen, wird Clariant Maßnahmen ergreifen, um einen automatisierten Prozess voranzutreiben, durch den wir unsere Kostenstruktur und Leistung verbessern."

Clariant erhält je nach Bedarf die Technologien, die sie brauchen, um:

1. innerhalb von 100 Tagen auf einen komplett papierlosen PO & Invoice Management-Prozess umzustellen

2. die Betriebskosten um 70 Prozent oder mehr zu senken

3. Ausnahmefälle zu beseitigen und Konfliktlösung zu vereinfachen und zu beschleunigen

4. das Risiko von Überzahlungen, Doppelzahlungen und betrügerischen Zahlungen zu minimieren

5. unternehmerische und regulatorische Anforderungen zu erfüllen (Compliance)

6. effektiv die Leistung zu messen und Benchmarks zu erstellen

Die Abteilungen, die für die ausstehenden Posten zuständig sind, verbringen unverhältnismäßig viel Zeit und Mühe bei der Abwicklung von Papierrechnungen – sie müssen die Rechnungen mit den Verträgen abgleichen, Bestellungen nachverfolgen und Fehler korrigieren. Immer noch haben die meisten Unternehmen begrenzten Einblick in den Prozess, deshalb sind sie Risiken ausgesetzt, wie Unstimmigkeiten bei den Rechnungen zu übersehen, Rabatte zu verpassen und Überzahlungen. Clariant könne nun den Prozess der Rechnungsstellung optimieren und mehr Transparenz erlangen, seine Vertragseinhaltung verbessern und seine Lieferanten-Beziehungen stärken.

Die Rechnungsmanagement-Lösung wird in das SAP System von Clariant eingebunden. So wird das Unternehmen mit umfassenden Informationen zu freigegebenen Waren und Services durch ein Single User Interface versorgt.

Mit dieser Lösung kann Clariant:

1. jegliche Waren oder Services anfordern

2. einen Einkaufswagen kreieren wie ihn der Verbraucher kennt, um das Suchen, Vergleichen und Einkaufen zu erleichtern

3. das Management von Waren und Services verknüpfen und die Ausgabenkontrolle optimieren

4. Katalog-Verifizierungen automatisieren und somit Katalog-Updates beschleunigen, die Arbeitslast verringern und die Katalog-Genauigkeit verbessern

5. effizienter die Zulieferer ausmachen und mit ihnen zusammenarbeiten

6. die Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanz steigern

„Wir haben früh erkannt, dass es der Schlüssel zu mehr Nutzerakzeptanz gegenüber einem Beschaffungssystem ist, ein einfach zu benutzendes Werkzeug mit aktuellem Inhalt bereitzustellen", führt Peter Beyeler weiter aus. „Wir können ein simples und intuitives „Shoppingerlebnis" bieten – das ermöglicht uns einen größeren Anteil an Ausgabenvolumen über unsere Systeme laufen zu lassen, Compliance mit Verträgen sicherstellen zu können und so mehr Einsparungen zu erzielen."

Clariant könne durch die Lösung einen Mehrwert in ihrem System generieren, indem der Chemiekonzern die Wirksamkeit von Prozessen, Transparenz und bessere Zusammenarbeit mit externen Handelspartnern forciere. (Bild: Clariant) cm