Cornelia Charlotte Reuscher, IT-Journalistin
Die Basis für betriebswirtschaftliches Handeln in einem Unternehmen ist das Vertragsmanagement. Für eine Firma mit mehreren Standorten, in der aus Tausenden von bestehenden Verträgen eine ganz spezielle Information in einem ganz bestimmten Vertrag gefunden werden muss, gestaltet sich eine Suche sehr zeitaufwendig und vor allem kostenintensiv. Digitales Management unterstützt hier alle Fachabteilungen schnell und effizient.
Cornelia Charlotte Reuscher, IT-Journalistin
Automatisiertes Vertragsmanagement

Managen statt Verwalten

In einem großen Unternehmen verliert man bei Verträgen leicht den Überblick. (Foto: Kneschke, Fotolia)
In einem großen Unternehmen verliert man bei Verträgen leicht den Überblick. (Foto: Kneschke, Fotolia)

Wie funktioniert eigentlich ein Telefon? Seit wann gibt es elektrisches Licht? Solche Alltagsfragen lassen sich heutzutage im Internet schnell und bequem mit ein paar Klicks beantworten. Aber erinnern wir uns an die Zeit, bevor es das Internet mit seinen schier unendlichen Suchmöglichkeiten gab. Damals – und das war erst vor wenigen Jahren – ließen sich diese Fragen nur mit einem adäquaten Lexikon beantworten. Im Zweifelsfalle wurde ein Gang in die nächste Bibliothek nötig. War das gesuchte Nachschlagewerk bereits ausgeliehen, musste es aus einer anderen Bibliothek bestellt werden. Die Antworten auf diese Fragen zu finden, erforderte Geduld, Energie und vor allem: viel Zeit. Für eine Firma mit mehreren Standorten, in der aus Tausenden von bestehenden Verträgen eine ganz spezielle Information in einem ganz bestimmten Vertrag gefunden werden muss, ergibt sich ein ähnliches Bild. Die Suche gestaltet sich zeitaufwendig und vor allem kostenintensiv. Das digitale Management von Verträgen bietet hier die gleichen Vorteile wie Suchmaschinen im Internet: Mit minimalem Zeitaufwand lassen sich die gewünschten Informationen finden. Davon profitiert auch die Volkswagen Logistics GmbH & Co. OHG, die ihr Vertragsmanagement auf cuContract der Circle Unlimited AG umgestellt hat.

Was Schnelligkeit und Effizienz bedeutet, weiß das Unternehmen Volkswagen Logistics genau. Die Tochter der Volkswagen AG ist zuständig für Organisation und Abwicklung von Land-, Luft- und Seetransporten von Material und Fahrzeugen von und zu 61 Fertigungsstätten und diversen Kunden auf der ganzen Welt. Dabei wurden allein in 2008 vier Millionen Fahrzeuge und mehr als zehn Millionen Tonnen Material transportiert. Kunden der Volkswagen Logistics sind dabei nicht nur die Volkswagen Konzerngesellschaften, sondern auch andere Fahrzeughersteller, Zulieferer und Importeure. Eine solche hochspezialisierte internationale Tätigkeit bringt eine Flut an Managementaufgaben mit sich, wobei das Vertragsmanagement ein wichtiges Modul darstellt, ohne das das operative Geschäft nicht laufen kann. Denn die bestehenden Verträge mit Kunden, Speditionen, Häfen etc. müssen jederzeit verfüg- und einsehbar sein.

zeitnah im Blick. Vor der Systemumstellung wurde bei Volkswagen Logistics mit einer dezentralen Datenbank, in der die einzelnen Verträge in eingescannter Form abgelegt wurden, gearbeitet. Diese war von der zuständigen Fachabteilung inhouse entwickelt worden, um die manuelle Vorgehensweise mit Aktenordnern und Papierablage ein Stück weit zu automatisieren. Die Datenbank erwies sich im Laufe der Jahre jedoch als unzureichend, sodass sowohl die Rechtsabteilung als auch die zuständige Fachabteilung für Vertragsmanagement den Anstoß für die Implementierung einer zeitgemäßeren und vor allem effizienteren Lösung gaben. Der Anspruch an das neue System war, einen schnellen Zugriff auf die Verträge zu erhalten und insbesondere die Rechnungsprüfung zu vereinfachen sowie einen unkomplizierten Zugang zu Vertragsdaten für die Erstellung von Auswertungen und Statistiken zu ermöglichen.

Seit dem 1. November 2008 läuft die SAP-zertifizierte Lösung bei der Volkswagen Logistics als zentrales Vertragsmanagementsystem im Echtbetrieb. Die Entscheidung für die Softwarelösung fiel vor allem aufgrund der Ausbaufähigkeit und der kompletten Integration in das bereits bestehende SAP-System. „ Daneben überzeugten uns die einfache Bedienbarkeit, die übersichtliche Benutzeroberfläche und die vielfältigen Eingabemöglichkeiten", sagt Florian Kretschmer, der als Fachbereichsprojektleiter für das Vertragsmanagementsystem maßgeblich an der Implementierung des neuen Systems beteiligt war. Die neue Software ermöglicht neben dem Einscannen der einzelnen Verträge die Nutzung aller SAP-Funktionen. So können die Verträge, anstatt einfach nur abgelegt zu werden, von den verschiedenen Fachabteilungen eingesehen, bearbeitet und kategorisiert werden. Ein durchdachtes mehrstufiges Berechtigungssystem garantiert darüber hinaus eine maximale Sicherheit der teilweise vertraulichen Daten. Die eingepflegten Verträge sind in einem praktischen Schubladensystem je nach Verkehrsträger abgelegt. Die Nutzung für die Kostenanalyse, das Aufzeigen von Potenzialen und Umsätzen steht momentan im Vordergrund; daneben profitieren vor allem die 70 Mitarbeiter, die für die Rechnungsprüfung anhand von gültigen Verträgen zuständig sind, von der neuen Lösung, mit der sowohl der Frachtprüfungsprozess als auch die Kostenanalyse maßgeblich vereinfacht wurde. Auch wenn sich zu diesem frühen Zeitpunkt noch keine verbindlichen Aussagen zur Zeit- und Kostenersparnis bzw. Return on Invest getroffen werden können, ist bereits jetzt abzusehen, dass insbesondere die Arbeit der Rechnungsprüfer erheblich effizienter und schneller wird.

Weiterer Roll out in Planung

Mit Hilfe eines von der Fachabteilung angepassten Handbuches und diverser Schulungen sind die Mitarbeiter auf dem neusten Stand und bereit für die Anbindung weiterer SAP-Systeme an cuContract. „Mit der neuen Lösung haben wir ein sehr, sehr modernes System gefunden", sagt Kretschmer. Für die Zukunft werde deshalb bereits darüber nachgedacht, ob auch das Lieferantenmanagement mit cuContract organisiert werden soll.

Vertragsmanagement statt Vertragsverwaltung ist also keine neudeutsche Umbenennung desselben Vorgangs, sondern bedeutet, dass mit den Verträgen im Gegensatz zu früher nun wirklich effizient gearbeitet werden kann. Damit ist ein modernes Vertragsmanagementsystem ähnlich schnell und effizient wie eine Suche im Internet – verglichen mit einem Gang in die Bibliothek.

23.08.2011


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